Ziua are doar 24 de ore, așa că este foarte important să realizezi cât mai multe în acest timp limitat. Există două metode pentru a spori rezultatele pe care le obții pe parcursul unei zile – să muncești mai multe ore sau să muncești mai intelingent. Nu știu ce părere aveți voi, dar eu prefer a doua variantă.

Să-ți sporești productivitatea nu este incredibil de dificil, dar necesită să devii mai disciplinat în ceea ce privește timpul tău. Deoarece și eu am avut dificultăți în ceea ce privește gestionarea timpului și sporirea productivității, m-am gândit să vă fac o listă cu tacticile pe care le folosesc pentru a lucra mai eficient.

1.      Învățați să fiți organizați

Primul pas către creșterea productivității presupune să deveniți organizați. Sunt șanse mari să nu fiți atât de organizați pe cât știți că ar trebui să fiți. Începând cu hârtiile pe care le aveți pe birou și în sertare, până la fișierele din calculator, să fiți organizați este o abilitatea foarte importantă de stăpânit.

Dacă reușiți să mențineți un mediu organizat în jurul vostru, veți găsi informațiile de care aveți nevoie mai repede și veți fi mai motivați. La baza lor, curățenia și organizarea îmbunătățesc starea de spirit și încurajează calmul, promovează concentrarea și stimulează motivația. La rândul ei motivația este un precursor direct al productivității.

2.      Prioritizați sarcinile pe care le aveți

Pentru a vă spori productivitatea, începeți prin a face o listă cu sarcinilor pe care le aveți de îndeplinit până la finalul zilei. Apoi, ordonați sarcinile în funcție de importanța lor. Subliniați-le mai întâi cu o culoare pe cele critice, adică ce trebuie să fie făcut urgent în cursul acelei zile.  Apoi, cu altă culoare, pe cele importante, adică cele care trebuie finalizate în următoarele zile. La final vor rămâne cele care mai pot aștepta dar totuși trebuie făcute.

După ce terminați împărțirea sarcinilor pe categorii, analizați dacă unele dintre acestea pot să lucreze în fundal în timp ce voi vă concentrați pe altceva, sau care nu necesită decât o serie de instrucțiuni din partea voastră și altcineva se va ocupa de finalizarea lor.

Utilizând această strategie, am reușit să cresc numărul de sarcini pe care le finalizez într-o zi fără a lucra mai mult.

3.      Ocupați-vă de cea mai grea sarcină când sunteți cei mai alerți

De multe ori punem deoparte sarcinile cele mai grele deoarece nu ne simțim destul de încrezători ca să le îndeplinim. În modul acesta nu vor fi niciodată finalizate, am dreptate? Dacă sunteți o persoană matinală, ocupați-vă de cea mai importantă sarcină identificată la punctul anterior la primă oră a dimineții și duceți-o până la capăt. În acest mod nu vă va mai sta pe conștiință și vă veți putea concentra pe celelalte proiecte din timpul zilei.

Vreau să precizez că fiecare dintre noi are un ceas biologic diferit. Vă recomand cu tărie să identificați orele când lucrați cel mai eficient și să abordați sarcinile dificile în acea perioadă.

4.      Programați timp pentru sarcini administrative

Dacă lăsați ca telefoanele primite în cursul zilei de lucru și e-mail-urile recepționate să dicteze cum vă petreceți ziua, s-ar putea să nu reușiți să realizați prea multe până la finalul programului. Pentru a evita astfel de situații, programați câteva sesiuni în fiecare zi pentru a răspunde la e-mail-uri și a da telefoane.

Faceți tot posibilul să respectați aceste momente și veți vedea cum productivitatea voastră sporește. Eu folosesc această tactică alocând câte 60 de minute zilnic, împărțite în două reprize, pentru a răspunde la e-mail-uri și 30 de minute pentru a da telefoane.

5.      Faceți pauze regulate

Ați auzit zicala „Pauzele lungi și dese, cheia marilor succese”? Există un sâmbure de adevăr în vorba aceasta de duh.

Deși poate sună contraintuitiv, să faceți pauze regulate în timp ce lucrați ajută la îmbunătățirea puterii de concentrare. Unele studii au arătat că dacă luăm pauze scurte în timp ce lucrăm la ceva care durează foarte mult, acest lucru ne ajută să menținem un nivel constant de performanță. În schimb, dacă lucrăm încontinuu la acel proiect, fără pauze, performanța noastră scade în mod constant.

Pentru mine, varianta care funcționează este 90 de minute de lucru intens urmată de 15 minute de pauză. Cum fiecare dintre noi este diferit, puteți experimenta cu diferite intervale și să le identificați pe cele mai potrivite pentru voi.

6.      Setați-vă termene limită auto-impuse

Cu toate că, de obicei, stresul este asociat cu un lucru rău, un nivel rezonabil de stres auto-impus poate fi folositor. Acesta vă permite să vă concentrați pe o sarcina pe care v-ați setat-o drept obiectiv.

Pentru sarcinile sau proiectele care nu au termene limită, încercați să vă setați voi unul și respectați-l. Veți fi surprinși cât de concentrați si productivi deveniți atunci când sunteți atenți și la ceas.

7.      Nu faceți multitasking

Deși credem că abilitatea de a face multitasking este foarte importantă pentru a ne spori productivitatea și eficiența, se poate ca opusul să fie varianta mai potrivită. Psihologii au descoperit că încercarea de a face mai multe lucruri odată conduce la pierderea timpului și pierderea productivității. În schimb, încercați să vă concentrați pe o singură sarcină la un moment dat.

8.      Minimizați distragerile

Tuturor ne este greu să rezistăm atracției notificărilor atunci când primim un e-mail, un mesaj pe telefon sau o notificare cu super-oferte din partea browser-ului de internet. Pentru a nu vă pierde concentrarea în timp ce lucrați, închideți notificările de la browser, închideți e-mail-ul și puneți telefonul mobil pe modul silențios.Verificați ce ați ratat în sesiunile dedicate menționate la punctul patru.

De ce să ne sporim productivitatea?

Sporirea productivității la locul de muncă poate fi o strategie pentru a vă crește, în timp, veniturile. Dacă lucrați mai eficient, puteți termina sarcinile mai repede și mai bine. Astfel, aveți timp să învățați cum să faceți lucruri noi și să vă ocupați de sarcini mai dificile și mai solicitante.

Aceste lucruri vă pot aduce un bonus, sau vă pot oferi un avantaj substanțial atunci când aplicați pentru o poziție nouă sau când negociați o mărire de salariu. Iar aceste câștiguri suplimentare le puteți folosi pentru a atinge mai repede liniștea din punct de vedere financiar.

Dacă vreți să aflați mai multe detalii despre cum să gestionați banii câștigați și să atingeți liniștea din punct de vedere financiar cu ajutorul investițiilor, vă invit să aruncați o privire asupra serviciului meu de Audit și Planificare Financiară. În cadrul lui lucrăm îndeaprope pentru a crea un Plan Financiar personalizat în concordanță cu obiectivele voastre financiare. Și stabilim pașii exacți pe care să-i faceți ca să vă puneți în ordine Finanțele Personale.

Dacă v-a plăcut articolul și credeți că ați aflat ceva folositor din el, nu ezitați să-l arătați unui prieten printr-un share pe Facebook, un retweet pe Twitter sau orice alt mijloc de social media pe care îl folosiți.

Până data viitoare, vă urez spor la bani!

Cu prietenie,

Ovidiu