Din punct de vedere economic, a fi mai productiv înseamnă fie să obții niște rezultate mai bune în urma depunerii aceluiași efort, în același interval de timp, fie să obții exact aceleași rezultate dar într-un timp mai scurt sau cu mai puțin efort.

De asemenea, termenul de  „productivitate personală” este adesea utilizat pentru a descrie cât de multe task-uri reușește să termine un individ într-o zi. Atât din punct de vedere profesional cât și personal.

Întrucât productivitatea influențează și beneficiile financiare pe care le putem obține de-a lungul vieții, în articolul de astăzi vreau să-ți prezint 5 obiceiuri pe care eu mi le-am format ca să fiu mai productiv și să duc la bun sfârșit cât mai repede tot ce îmi propun să fac într-o anumită zi.

Obiceiurile astea au schimbat în mod radical modul în care abordez task-urile zilnice și săptămânale. Așa că, dacă și tu cauți să faci niște schimbări în modul în care abordezi activitățile zi de zi ca să fii mai productiv, sper ca recomandările și exemplele pe care ți le voi oferi până la finalul videoclipului să te ajute cu asta.

Dar poți să urmărești varianta video a acestui articol aici:

https://youtu.be/28EudW3KHRM

5 obiceiuri care te fac mai productiv

1. Îmi fac Liste cu Tot ce Am de Făcut (To-Do Lists)

Primul obicei pe care mi l-am format și care-mi permite să fiu mai productiv și să mă asigur că termin tot ce mi-am propus într-o anumită zi, este cel de a-mi face Liste cu Tot ce Am de Făcut.

Drept urmare, cu o seară înainte, sau la prima oră a dimineții, înainte să mă apuc efectiv de treabă, îmi notez tot ce plănuiesc să finalizez în ziua respectivă. Și încerc să fiu cât mai meticulos. La ce mă refer cu asta?

Lista mea cu Lucruri de Făcut nu include doar activități care țin de partea profesională. Ci obișnuiesc să trec pe listă absolut toate task-urile pe care le am de îndeplinit.

Spre exemplu, To-Do List-ul meu conține activități așteptate precum: scrie un scenariu, fă muncă de cercetare, filmează un videoclip, sau participă la o ședință de coaching cu un client. 

Dar în același timp include și task-uri mai simple care tot trebuie făcute cum ar fi: spală rufe, cumpără baterii, citește, meditează, fă investițiile în Portofoliul Public, și alte lucruri de genul ăsta.

Obiceiul ăsta îmi oferă trei avantaje majore.

În primul rând, avându-le trecute undeva pe hârtie, diminuez riscul de a uita lucruri pe care le am de făcut. Fie că e vorba de ceva mai mare sau mai mărunt.

În al doilea rând, îmi eliberez creierul de obligația de a ține minte anumite lucruri. În consecință, pot să mă concentrez mai bine pe un task fără ca mintea mea să-mi tot amintească de diferite sarcini pe care le am de făcut.

În al treilea rând, îmi oferă un sentiment de progres. Cu fiecare articol de pe listă pe care-l marchez drept îndeplinit primesc o doză de motivație. Iar asta îmi permite să mă apuc de următorul lucru cu mai mult entuziasm. Iar pe măsură ce bifez din ce în ce mai multe lucruri de pe listă, devin mai mulțumit de ziua pe care o am.

Până de curând, am folosit lista zilnică pentru a-mi monitoriza task-urile pe care le am de făcut. Însă recent, am început să experimentez cu planul pe o săptămână întreagă. Acum, în timpul zilei de sâmbătă sau duminică, îmi aloc 30 de minute ca să-mi creez câte o listă cu activități pentru fiecare zi din următoarea săptămână.

Pornesc de la lucrurile pe care le am deja programate, iar apoi apoi adaug lucrurile pe care știu că trebuie sau vreau să le fac. Însă, nu-mi programez fiecare minut al zilei pentru că știu că asta nu este realist.

De exemplu, dacă văd că luni trebuie să sun 3 persoane interesate de ședințe de coaching financiar, știu că o să trebuiască să le programez undeva în următoarele 4 zile. Așa că îmi las câteva ore libere în program ca să am loc pentru astfel de activități.

Iar apoi, în timpul săptămânii, după ce termin ziua de lucru, mă uit pe task-urile pentru ziua următoare și văd dacă trebuie să mai adaug ceva pe listă, sau totul e programat.

În ceea ce privește modalitatea de implementare a acestui obicei, eu sunt un fan al listelor scrise pe hârtie. Am încercat și varianta digitală o perioadă, însă nu a funcționat la fel de bine pentru mine. Dar am văzut suficiente exemple de oameni care o folosesc cu succes. Așa că, dacă te atrage mai mult, nu este nici o problemă să o folosești.

2. Lucrez la cele mai grele task-uri când sunt în Zona Verde

Un alt lucru care mă ajută să fiu mai productiv este faptul că încerc să lucrez la cele mai complexe și dificile activități în intervalele orare în care îmi vine cel mai ușor să mă concentrez și dau cel mai bun randament. Așa numitele Zone Verzi.

Conceptul de Zonă Verde l-am descoperit în cartea lui Carey Nieuwhof, „At Your Best”. În ea autorul explică faptul că nivelul nostru de energie fluctuează în cursul unei  zile. Și avem 3 zone la care trebuie să fim atenți:

• Zona Verde reprezintă orele când te poți concentra cel mai bine și ar fi cea mai potrivită pentru a te ocupa de cele mai grele task-uri.
• Z ona Galbenă reprezintă orele când nivelul nostru de energie este mai scăzut și ar fi cea mai potrivită pentru a te ocupa de task-urile mai repetitive și care nu te solicită foarte mult.
• Zona Roșie reprezintă orele când nivelul nostru de energie este extrem de scăzut și ar fi cele mai bune momente pentru a te relaxa sau a face lucruri foarte ușoare.

În cartea „At Your Best”, Carey Nieuwhof subliniază că oamenii dispun de undeva între 3 și 5 ore pe zi în care pot lucra la capacitate maximă. Dar 5 ore este maximul la care poți ajunge după o perioadă de antrenament.

După ce am citit cartea, am petrecut vreo două săptămâni monitorizându-mi nivelul de energie din timpul zilei. Iar astfel am descoperit că am două intervale când sunt în Zona Verde și pot intra ușor în starea de flux.

Primul este între 10:00 și 12:30. Iar al doilea este între 15:00 și 17:00. Când mă aflu în aceste intervale orare, și nu sunt distras, pot să mă concentrez pe un lucru și să dau randament maxim.

De când am descoperit asta, mi-am format obiceiul ca, în marea majoritate a zilelelor, să lucrez la cele mai dificile lucruri în cele două intervale de timp menționate mai devreme.

Nu îmi iese de fiecare dată pentru că viața nu poate fi programată în proporție de 100%. Și nu toată lumea își face programul după cum vreau eu. Însă, în 80% din timp reușesc să mă încadrez în cele două intervale orare. Și asta se observă în calitatea muncii pe care o fac și timpul mai scurt de care am nevoie pentru a îndeplini tot felul de task-uri complexe.

Iar pentru că tot am menționat puțin mai devreme idee de a lucra fără întreruperi, următoarele 3 obiceiuri au rolul de a reduce semnificativ numărul acestora.

3. Pregătesc terenul înainte să mă apuc de treabă

Înainte să mă apuc efectiv de treabă și să mă dedic 100% unui task prioritar, îmi aloc 20 – 30 de minute, pentru a mă ocupa de posibilele distrageri, și a mă asigura că am la îndemână tot ce-mi trebuie.

În cazul meu, partea asta începe cu o sesiune de joacă de 10 – 15 minute cu Nadia. Întrucât lucrez de acasă, ca să mă asigur că pot lucra fără întreruperi timp de 2 – 3 ore, trebuie să mă joc puțin cu Nadia. Ca să nu fie agitată și să miaune din cauza faptului că se plictisește și nu are parte de atenție.

Apoi mă ocup de părțile mai administrative. Câteva exemple de activități pe care le fac includ:

• Mă asigur că am lângă mine toate ustensilele de care am nevoie pentru a duce la îndeplinire task-ul. Astea pot fi: pixuri, hârtie pentru a lua notițe, căști, microfon, etc.
• Mă asigur că închid toate distragerile digitale. Asta include e-mail-urile și toate tab-urile deschise dar pe care nu urmează să le folosesc în următoarele 2-3 ore.
• Opresc toate notificările de la laptop.
• Mă asigură că am lângă mine apă și ceai ca să mă hidratez cât lucrez.

Și alte lucruri de genul ăsta.

Această activitate este ca un ritual care-mi anunță creierul că suntem pe cale să ne apucăm de treabă. Drept urmare el începe să intre în starea de flux în anticiparea Zonei Verzi. Iar când mă apuc efectiv de treabă, ajung mult mai repede la un nivel ridicat de concentrare.

4. Îmi pun telefonul pe modul „Nu Deranjați” (DND)

Un alt obicei pe care mi l-am format și care-mi permite să fiu mai productiv când lucrez este să-mi pun telefonul pe modul „Nu Deranjați”. Deși aș fi putut să-l includ lejer la punctul anterior, pentru că face parte din procesul de pregătire a terenului înainte de a mă apuca de lucru, din cauza faptului că suntem foarte atașați de smartphone-uri am considerat că merită un punct separat.

O persoană obișnuită petrece în medie 3 ore și 15 minute pe zi pe telefonul mobil. Iar, pe parcursul unei zile, oamenii își verifică în medie telefonul de 58 de ori.

Întrucât am văzut foarte multe exemple de dependență creată de telefon, și nu o dată m-am surprins într-o sesiune de 20 – 30 de minute de scrolling fără sens, eu fac un efort conștient pentru a-mi reduce timpul petrecut pe telefon.

Iar ca să mă asigur că nu sunt deranjat când sunt în Zona Verde, m-am obișnuit să-mi pun telefonul pe modul „Nu Deranjați”. În felul ăsta, toate notificările sunt blocate, iar când primesc un mesaj sau un apel telefonul nici nu sună, nici nu vibrează.

Un efect similar poate fi obținut dacă îți dai telefonul de modul „Avion”. Însă eu prefer modul „Nu Deranjați” pentru că, dacă apare într-adevăr o urgență și cineva mă sună în mod repetat, atunci telefonul iese singur din modul „Nu Deranjați” și mă anunță că sunt căutat.

Recent am început chiar să experimentez cu ideea ca, atunci când sunt în Zona Verde, să-mi țin telefonul departe de mine, sau în altă cameră. Ca să nu fiu tentat să verific dacă am primit vreun apel sau mesaj. Întrucât și această simplă acțiune te poate scoate din starea de productivitate maximă. Iar până acum lucrurile funcționează perfect.

Dacă este posibil în activitatea ta, îți recomand să experimentezi și tu cu setarea telefonului pe modul „Nu Deranjați”. O să fii surprins să vezi că lucrurile urgente sunt mult mai rare decât îți lasă impresia internetul.

5. Intru rar pe Social Media

Al cincilea obicei pe care mi l-am format și care-mi permite să fiu mai productiv a fost să-mi limitez timpul petrecut pe rețelele de socializare. Iar aici includ YouTube, Facebook, Instagram, TikTok și Twitter.

Avantajul meu este faptul că nu am fost niciodată un fan al lor. Cu excepția YouTube-ului, care mi s-a părut foarte folositor datorită faptului că poți căuta exact ce te interesează, m-am ferit cât de mult am putut de celelalte.

Și, dacă te duci în trecut vezi că până în 2018, când am început activitatea de educație financiară online, prezența mea online era foarte sporadică. Iar conturi de Instagram, Twitter sau TikTok mi-am făcut doar din cauza faptului că fac parte din strategia mea de marketing online.

Media globală pentru utilizarea rețelelor de socializare este de 147 minute pe zi. Adică aproape 2 ore și jumătate. Și a crescut cu aproape 50% între 2012 și 2022.

Însă eu încerc să-mi păstrez numărul de minute cât mai scăzut posibil. Iar pentru a face asta, mi-am impus următoarele reguli.

Dacă intru pe social media, o fac strict pentru activități de business. Adică am câteva perioade bine stabilite când intru pe Facebook, IG sau TikTik. Iar atunci scopul meu principal este să fac postări de promovare a conținutului de pe YouTube și să răspund la comentarii și mesaje de la urmăritori. În plus, când sunt acolo, evit cât mai mult să-mi verific feed-ul.

Pe lângă asta, ca să nu fiu tentat de ele atunci când mă plictisesc, mi-am pus aplicațiile de social media pe ultima pagină a ecranului de la smartphone. În felul ăsta, întrucât nu le văd de fiecare dată când intru pe telefon, nu sunt tentat să le deschid din 15 în 15 minute.

Cuvinte de încheiere

După cum poți să observi, pentru mine productivitatea nu vine din a îngrămădi cât mai multe activități într-o singură zi.

În schimb, pentru a fi cât mai productiv, eu mă concentrez pe eliminarea distragerilor și pe a lucra la cele mai grele și importante task-uri în intervalele orare când am cel mai bun randament. Iar apoi folosesc perioadele când energia este mai scăzută pentru a finaliza task-uri mai simple sau pentru a mă relaxa.

Dacă ți se pare că obiceiurile pe care ți le-am prezentat în cadrul videoclipului ar putea să-ți fie de folos, îți recomand să experimentezi și tu cu ele. Te anunț de pe acum, că nu toate sunt foarte ușor de implementat. Și o să ai nevoie de o perioadă de tranziție. Însă cred că, pe termen lung, vei avea foarte mult câștigat dacă le integrezi în stilul tău de viață.

Iar dacă vrei să citești mai multe despre cum poți să-ți optimizezi și tu ziua de lucru folosind Zona Verde, Zona Galbenă și Zona Roșie, îți las aici un link către cartea „At Your Best” scrisă de Carey Nieuwhof .

Până data viitoare, amintește-ți că cel mai bun lucru pe care-l pot cumpăra banii este Liniștea Financiară!