După cum am menționat și în câteva videoclipuri anterioare, în ultimii ani am studiat tot mai mult ideea de minimalism și trai simplificat. Obiectivul meu final este să păstrez în viața mea doar lucrurile de care am cu adevărat nevoie și pe cele care-mi fac cu adevărat plăcere. Iar restul să le donez, să le reciclez, sau să le arunc.

Drept urmare, în articolul de astăzi vreau să-ți prezint planul pe care mi l-am făcut și pașii pe care-i voi urma pentru a-mi digitaliza toate documentele și fotografiile astfel încât ele să fie în siguranță, ușor de accesat, și în același timp să ocupe mai puțin spațiu de depozitare. Intenția mea este să-ți arăt un model din care să te inspiri în caz că vrei să întreprinzi și tu o activitate similară, și câteva trucuri pe care eu le folosesc ca să fac procesul mai ușor și mai plăcut.

Dar, poți urmări și varianta video a acestui articol aici:

Cum mi-a venit ideea de a digitiza documentele și fotografiile

Ideea de a-mi digitaliza toate documentele și fotografiile pe care le dețin am descoperit-o într-un podcast pe tema minimalismului. Iar după ce am început să citesc un pic mai mult despre ea, mi-am dat seama că este inspirată de o activitate pe care o fac adesea muzeele mai mici.

Acestea organizează în mod regulat evenimente ce poartă denumirea de „Scanning Party”, care, în limba română, s-ar traduce drept „Petrecere de Scanare”.

În cadrul lor, conducătorii muzeelor invită locuitorii dintr-o anumită zonă, oraș, sau cartier să vină la muzeu și să scaneze fotografii, scrisori și alte documente care spun povestea oamenilor, a locurilor și a evenimentelor trecute care au avut loc în zonă.

În felul ăsta, ele arhivează digital istoria comunității și o fac mai accesibilă tuturor membrilor. Și în plus, toate fotografiile și documentele scanate pot fi folosite de autori, reporteri, cercetători și studenți pentru a prezenta bogata istorie și cultură a unui oraș sau a unei regiuni.

După ce m-am familiarizat cu subiectul și am găsit câteva tactici pe care le pot implementa pentru a-mi ușura munca, următorul pas a fost să-mi fac un plan. Iar în minutele următoare îți voi prezenta care sunt etapele sale.

Pașii pentru a-ți Digitaliza Documentelor și Fotografiile

Pasul #1: Am cumpărat un scanner de calitate

Ca să poți digitaliza fotografiile și documentele importante ai nevoie de un scanner. Drept urmare, primul pas pe care l-am făcut a fost să cumpăr un scanner de calitate care poate scana atât fotografii, cât și documente.

După câteva ore de cercetare am găsit două opțiuni care mi s-au părut foarte potrivite: de la Canon și de la Epson. 

Până la urmă am ales întrucât am deja o imprimantă de la ei și sunt mulțumit de calitatea produselor lor.

Pasul #2: Am sortat documentele și fotografiile

La fel ca majoritatea oamenilor, de-a lungul anilor și eu am acumulat tot felul de documente și fotografii pe care le-am păstrat în ideea că poate o să am nevoie de ele „într-o zi”. Dar, după cum poți să-ți imaginezi, pentru majoritatea dintre ele acea zi încă nu a venit. Așa că, până acum au stat în cutii.

Ei bine, după ce mi-am instalat scanner-ul și l-am testat ca să mă asigur că funcționează cum trebuie, următorul pas pe care l-am făcut a fost să sortez documentele și fotografiile.

În cazul fotografiilor lucrurile au fost foarte simple. Întrucât nu am foarte multe, pe astea o să le scanez și o să le arhivez pe toate.

În schimb, pentru documente, unde am strâns echivalentul a câteva bibliorafturi pline, am creat 3 categorii distincte:

1. Documente de care sigur nu mai am nevoie. Pe astea pur și simplu le-am reciclat.
2. Documente de care s-ar putea să am nevoie în viitor, dar cel mai probabil nu trebuie să le am în format fizic. Pe astea am început să le scanez. Iar după fiecare sesiune de scanare, le-am reciclat.
3. Documente de care am nevoie în format fizic, dar nu strică să am și o copie digitală. Pe astea am început să le scanez. Iar după fiecare sesiune de scanare, le-am pus înapoi în dosarele din care le-am scos ca să le accesez ușor când va fi nevoie de ele. Și am profitat de ocazia asta ca să le și ordonez un pic mai bine.

Pasul #3: Mi-am stabilit sesiuni de scanare

Deși este o activitate care, pe termen lung, îmi va simplifica viața și mă va ajuta să fiu mai organizat, trebuie să recunosc că activitatea de a scana documentele este destul de monotonă. Singura ta treabă este să plasezi corect niște document în scanner și să te asiguri că se văd bine și nu au apărut erori.

De aceea, pentru a evita procrastinarea și a mă putea ține de treabă, mi-am stabilit săptămânal câte o sesiune de câteva ore în care scanez documente și fotografii. După care reciclez și arunc tot ce am scanat și arată bine.

Iar ca să fac lucrurile cât mai plăcute, în cele câteva ore obișnuiesc să ascult un audiobook, un podcast, sau muzică.

Pasul #4: Organizez și arhivez documentele și fotografiile

Deși momentan încă sunt în etapa de scanare a documentelor și fotografiilor, sunt perfect conștient că lucrurile nu se termină aici. Odată ce termin cu scanarea, planul meu presupune să organizez documentele și fotografiile pe categorii, iar apoi să le arhivez.

Organizarea presupune să redenumesc documentele și fotografiile scanate astfel încât să fie ușor de căutat și găsit. Printre elementele definitorii pe care le folosesc se numără:

1. Data (format: AAAA.LL.ZZ)
2. Locul
3. Evenimentul
4. Titlul Documentului

Iar pentru arhivare folosesc două servicii distincte care sunt gratuite:

1. Google Drive unde, dacă ai o adresă de gmail, Google îți permite să uploadezi până la 15 GB de fișiere.
2. Digi Storage, unde mulțumită abonamentului de internet pe care-l am, pot încărca până la 50 GB de fișiere.

Motivul pentru care am optat să păstrez documentele și fotografiile în două locuri separate este pentru a mă proteja cât pot de bine de o posibilă tentativă de hacking. Lucru care, în era digitală, este un risc real.

Tot la capitolul arhivare aș menționa și că, odată ce finalizez de scanat și organizat toate fotografiile, intenționez să cumpăr o ramă foto digitală în care să le afișez pe cele mai importante.

Deși amintirile pe care le avem nu sunt stocate în posesiunile materiale pe care le deținem, mi-am dat seama că o colecție de fotografii bine alese poate declanșa amintirile plăcute asociate evenimentelor respective.

Încă nu m-am decis asupra unei rame foto. Așa că, dacă deții una de care ești mulțumit, poți să-mi scrii cum se numește în secțiunea de comentarii ca să o pot analiza.

Avantajele unui Scanning Party

Principalul avantaj al unui Scanning Party pe care eu îl văd este faptul că te ajută să te eliberezi de posesiunile materiale pe care nu trebuie să le păstrezi neapărat în format fizic. Printre exemplele care-mi vin în minte se numără documente, fotografii, rețete secrete de la bunica, scrisori primite înainte să existe servicile de e-mail, etc.

Digitalizând lucrurile astea, poți să-ți eliberezi spații de depozitare din casă.

În al doilea rând, un Scanning Party te ajută să păstrezi informațiile importante și amintirile în siguranță.

Odată cu trecerea timpului fotografiile și documentele păstrate în poduri, garaje, sau diferite cutii se degradează. Drept urmare, digitalizându-le oprești procesul de degradare și le păstrezi într-o condiție bună.

În plus, în cazul în care se întâmplă ceva cu locuința ta (inundație, cutremur, jaf) toate documentele și fotografiile sunt păstrate în siguranță online. Așa că, orice s-ar întâmpla cu forma lor fizică, vei avea mereu o copie digitală.

Cuvinte de încheiere

După cum vezi, să-ți digitalizezi fotografiile și documentele este o activitate relativ simplă. Tot ce ai nevoie pentru ea este un scanner de calitate, câteva ore pentru organizare și arhivare, și o locație sigură unde să păstrezi documentele și fotografiile în format digital.

În plus, poți să o personalizezi astfel încât să-ți fie ție cât mai ușor să o faci. De exemplu, poți începe prin a scana și arhiva doar fotografiile. Iar apoi să te ocupi de documente. Sau poți să te ocupi prima dată de lucrurile acumulate într-o singură cutie sau dulap. Iar apoi să treci la următoarele.

Iar dacă vrei să nu o faci singur, cumpără niște băuturi și gustări, și invită-ți familia sau prietenii la tine ca să te ajute să sortezi documentele și să le scanezi. Poți profita de activitatea asta ca să depănați amintiri și să deveniți mai apropiați.

Oricare ar fi metoda de aplicare aleasă, eu sunt sigur că, pe termen lung, digitalizarea documentelor și fotografiilor importante te va ajuta să-ți simplifici viața și să fii mai organizat. Iar asta îți va permite să te concentrezi și pe alte lucruri care sunt importante pentru tine.

Dar aș vrea să știu și părerea ta? Cum ți se pare ideea de a-ți digitaliza toate documentele și fotografiile? Crezi că te-ar ajuta să-ți mai eliberezi din spațiile de depozitare, sau ar fi un efort prea mare pentru un beneficiu prea mic? Scrie-mi gândurile tale în secțiunea de comentarii de mai jos.

Până data viitoare, amintește-ți că cel mai bun lucru pe care-l pot cumpăra banii este Liniștea Financiară!